בהתאם למדיניות BNI, כאשר חבר אינו יכול להשתתף במפגש, ניתן לשלוח ממלא מקום במקום החבר, כל עוד הדבר נעשה בהתאם להנחיות הארגון ובתיאום מראש עם הקבוצה. ממלא המקום נועד לייצג את החבר החסר במפגש, ולאפשר שמירה על רציפות, נוכחות וזרימת פעילות תקינה של הקבוצה.
לפי מדיניות BNI, מומלץ להשתמש בממלאי מקום במידה מינימלית, והקבוצה חייבת לדעת מראש שממלא מקום צפוי להשתתף, כדי שצוות האירוח יוכל לקבל אותו בצורה מסודרת. עוד נקבע כי היעדרות סדירה משפיעה על פעילות הקבוצה, ולכן קיימת חשיבות רבה לנוכחות, לדיווח מסודר, ולשמירה על כללי ההשתתפות של.
ממלא מקום יכול להיות, בין היתר, לקוח, חבר, בן משפחה, שותף, ספק, מטופל או עובד, כל עוד הוא מתאים להגדרת אורח ופועל בהתאם לרוח הארגון. החבר נדרש לוודא שממלא המקום מייצג אותו באופן מכבד, מקצועי ותואם את ערכי BNI, ושאינו פועל בניגוד לכללי הקבוצה או למדיניות הארגון.